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14 August 2023

Warum sich Erklärvideos für Ämter und Behörden lohnen

Ämter und Institutionen profitieren von Erklärvideos: Klare Kommunikation steigert Bürgernähe und das Verständnis für verwaltungsseitige Entscheidungen.

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Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet den Bund, die Länder und die Kommunen, ihre Verwaltungsdienstleistungen digital zur Verfügung zu stellen. Barrierefrei und bürgerfreundlich. Das bedeutet: Ausweisdokumente und Genehmigungen lassen sich beispielsweise über Online-Plattformen beantragen, ohne dass die Bürgerin oder der Bürger einen Termin im Rathaus vereinbaren und dort vorstellig werden muss. Die Vorteile liegen auf der Hand: mehr Flexibilität, mehr Effizienz und größere Zeiteinsparung - und das auf beiden Seiten. Die Bürgerin/der Bürger kann seine Anträge losgelöst von den Öffnungszeiten der zuständigen Behörden stellen. Auf der anderen Seite können Anträge schneller bearbeitet werden, wenn ihnen kein Beratungsgespräch vorausgeht. Es gibt allerdings auch eine Kehrseite: Verwaltungsvorgänge stehen in dem Ruf, komplizierte Angelegenheiten zu sein. Nicht immer ist verständlich, welche Angaben von der Bürgerin oder dem Bürger gefordert werden. Rückfragen sind (logischerweise) nur zu den Behördenöffnungszeiten möglich. Die Vorteile der digitalen Transformation schrumpfen zusammen.
Akten wälzen und Formulare ausfüllen? Mit der digitalen Transformation soll dies zunehmend der Vergangenheit angehören.
Doch genau hier können Erklärvideos ansetzen. Als Schritt-für-Schritt-Anleitung oder Tutorial führen sie Antragstellerin/den Antragsteller kompetent durch das Antragsprozedere und verhindern, dass der digitale Behördengang zur Suche nach Passierschein A38 gerät. Sie gleichen also den Nachtteil der digitalen Transformation von Verwaltungsprozessen wieder aus. Denn: Erklärvideos sind nicht an Öffnungszeiten gebunden und jederzeit abrufbar. In der Darstellungsform ist die Kommune flexibel: Ein Screencast zum Nachklicken eignet sich dabei genauso gut wie ein klassisches Erklärvideo, das die Neuerungen und Grundsätze der Antragstellung illustriert.
Erklärvideos eignen sich nicht nur für digitalisierte Behördengänge. Öffentliche Verwaltungen können das Medium vielfältig nutzen.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Und damit erschöpfen sich die Einsatzmöglichkeiten von Erklärvideos für Kommunen und Institutionen noch lange nicht. Ganz im Sinne von Transparenz und Bürgernähe lassen sich verschiedene Aspekte der Verwaltungsarbeit mittels Erklärvideo vermitteln:
  • Wahlen: Ob Kommunal- oder Bürgermeisterwahl, Landtags-, Bundestags- oder Europawahl: In wiederkehrender Regelmäßigkeit sind Bürgerinnen und Bürger aufgefordert, ihre Stimmen abzugeben. Dabei stellen sich in selber Regelmäßigkeit Fragen wie: Wer wird eigentlich gewählt? Wie viele Stimmen habe ich? Was muss ich zum Urnengang mitbringen? Wie beantrage ich Briefwahl? Ein Erklärvideo zu diesen Themen entlastet nicht nur die Verwaltung, sie nimmt der Zuschauerin/dem Zuschauer Ängste und Unsicherheit und kann damit einen Beitrag zu einer größeren Wahlbeteiligung leisten.
  • Projekte und Aktionen: Eine Kommune möchte eine prominente Brachfläche im Stadtgebiet ertüchtigen und bebauen? Das Kulturamt bietet eine Rabattaktion für Schüler und Studierende an, um sie für das Kulturprogramm vor Ort zu begeistern? Erklärvideos sind ein gutes Mittel, die Öffentlichkeit über geplante Projekte zu informieren, mit den notwendigen Informationen zu versorgen und den öffentlichen Diskurs damit auf eine sachbezogene Ebene zu heben. Zusätzlich können sie dafür sorgen, dass Gerüchte oder (gezielte) Falschinformationen unterbunden bzw. korrigiert werden.
  • Positionen und Personen: Auch wenn Verwaltungen in dem Ruf stehen, vergleichsweise unbewegliche und starre Strukturen zu haben, sie entwickeln sich dennoch weiter und reagieren auf gegenwärtige, gesellschaftliche Herausforderungen. Ein prominentes Beispiel hierfür ist der Klimaschutz oder die Klimaanpassung, aber auch die Digitalisierung. Hierzu werden Verwaltungspositionen geschaffen, die sich diesen Aufgaben widmen. Aber wie sehen diese Aufgaben im Detail aus? Erklärvideos können hier ansetzen, indem sie Aufgabenspektrum und Zuständigkeiten erläutern.
Die digitale Transformation öffentlicher Verwaltungen ist noch nicht abgeschlossen. Womöglich wird sie das nie sein. Der Einsatz von Erklärvideos kann jedoch einen wichtigen Beitrag zum Gelingen dieser Mammutaufgabe beitragen, weil sie jenen Aspekt fördern, der dem Digitalisierungsgedanken zu Grunde liegt: sie machen es der Bürgerin und dem Bürger verständlich.
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